Concepto Unificado de factura electrónica

 CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 1 de 181

  TÍTULO I. GENERALIDADES ............................................................................................ 5

Capítulo 1. Obligación formal de facturar .......................................................................... 5

1.1.1. Descriptor: Naturaleza jurídica de la obligación de facturar - ¿Cuáles operaciones se deben facturar? ...................................................................................... 5

1.1.2. Descriptor: Facturación en mandato ..................................................................... 6

1.1.3. Descriptor: Facturación en contratos de colaboración empresarial .................... 12

1.1.4. Descriptor: Obligación de facturar para contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST) ......................................................................................................... 18

1.1.5. Descriptor: Facturación en retiro de inventarios ................................................. 19

1.1.6. Descriptor: La obligación de facturar ventas usuales (retail) .............................. 22

1.1.7. Descriptor: La obligación de facturar pagos anticipados y no anticipos............. 23

1.1.8. Descriptor: Obligación de facturar operaciones económicas que involucran el uso de criptoactivos ....................................................................................................... 24

1.1.9. Descriptor: Obligación de facturar los intereses de mora derivados de compra de bienes o servicios gravados con IVA ............................................................................ 24

1.1.10. Descriptor: Obligación de facturar por parte de los contratistas por el cobro de gastos de desplazamiento, permanencia y de viaje que hagan parte del desarrollo del contrato suscrito ............................................................................................................ 24

1.1.11. Descriptor: Obligación de facturar servicios de salud ...................................... 25

1.1.12. Descriptor: Obligación de facturar servicio de telefonía prepago ..................... 27

1.1.13. Descriptor: Obligación de facturar en fiducia mercantil inmobiliaria .............. 27

1.1.14. Descriptor: Obligación de facturar por la recepción y entrega de recursos otorgados a título de estímulos con ocasión del desarrollo de esquemas concursables para la producción de contenidos audiovisuales multiplataforma ................................ 28

1.1.15. Descriptor: Obligación de facturar por ventas en comercio electrónico al exterior. ......................................................................................................................... 29

1.1.16. Descriptor: Obligación de facturar por parte del intermediario de seguros ...... 30

1.1.17. Descriptor: Obligación de facturar en los contratos de coaseguro .................... 30

1.1.18. Descriptor: Obligación de facturar respecto a las pólizas de seguros expedidas antes del 12 de septiembre de 2020 ............................................................................... 32

1.1.19. Descriptor: Obligación de facturar por visualizaciones de streaming............... 34

1.1.20. Descriptor: Facturación en operaciones de comercio exterior y en zonas francas ....................................................................................................................................... 35

Capítulo 2. Sujetos obligados y no obligados a facturar ................................................... 43

1.2.1. Descriptor: Independencia de la calidad de responsables de IVA y otras calificaciones tributarias con la obligación formal de facturar ..................................... 44

1.2.2. Descriptor: Sujetos obligados a facturar ............................................................. 45

1.2.3. Descriptor: Sujetos no obligados a facturar ........................................................ 46

Capítulo 3. Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura de venta o documento equivalente ..................................................................................................... 57

1.3.1. Descriptor: Reembolso de gastos ........................................................................ 57

1.3.2. Descriptor: Impuestos, tasas y contribuciones .................................................... 58

1.3.3. Descriptor: Cuotas de administración ................................................................. 59 CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 2 de 181

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1.3.4. Descriptor: Tarjetas de regalo y otras ventas de derechos .................................. 60

1.3.5. Descriptor: Compra de cartera con descuento..................................................... 62

1.3.6. Descriptor: Deducción por pago de regalías ....................................................... 62

1.3.7. Descriptor: Convenios interinstitucionales ......................................................... 65

1.3.8. Descriptor: Obligación de facturar electrónicamente en los contratos de concesión bajo el esquema de asociación público privada -APP .................................. 66

1.3.9. Descriptor: Consecuencias de facturar operaciones no sujetas a la expedición de factura de venta ............................................................................................................. 67

Capítulo 4. Modalidades de suplir la obligación de facturar ............................................ 67

1.4.1. Descriptor: La factura de venta ........................................................................... 68

1.4.2. Descriptor: Los documentos equivalentes........................................................... 68

TÍTULO II. .EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y SUS FUNCIONALIDADES ........................................................................................................ 68

Capítulo 1. Naturaleza del sistema de facturación electrónica ......................................... 68

2.1.1. Descriptor: Marco jurídico del sistema de facturación electrónica ..................... 68

Capítulo 2. Componentes del sistema de facturación electrónica..................................... 69

2.2.1. Descriptor: La factura electrónica de venta ......................................................... 69

2.2.2. Descriptor: La factura de talonario o de papel .................................................... 70

2.2.3. Descriptor: Los documentos equivalentes a la factura de venta ......................... 71

2.2.4. Descriptor: El documento equivalente electrónico ............................................. 73

2.2.5. Descriptor: Documentos soporte ......................................................................... 73

2.2.6. Descriptor: Registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN ....................................................................................................................... 74

2.2.7. Descriptor: Anexos Técnicos de las funcionalidades del sistema de facturación electrónica ..................................................................................................................... 74

TÍTULO III. FUNCIONALIDAD DE FACTURA ELECTRÓNICA Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES ................................................................................................................ 75

Capítulo 1. La factura electrónica de venta ...................................................................... 75

3.1.1. Descriptor: Requisitos de la factura electrónica de venta ................................... 75

3.1.2. Descriptor: Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta ................. 86

3.1.3. Descriptor: La factura electrónica de venta en el sistema de facturación electrónica ..................................................................................................................... 87

3.1.4. Descriptor: Generación y trasmisión de la factura electrónica de venta ............. 87

3.1.5. Descriptor: Validación de la factura electrónica de venta ................................... 88

3.1.6. Descriptor: Expedición y entrega de la factura electrónica de venta .................. 88

3.1.7. Descriptor: Notas asociadas y no asociadas a una factura electrónica de venta y la anulación de la factura electrónica ............................................................................ 91

3.1.8. Descriptor: Campos opcionales en la factura electrónica de venta ..................... 95

Capítulo 2. La factura de venta de talonario o de papel ................................................... 96

3.2.1. Descriptor: Casos en los que opera la factura de venta de talonario o de papel . 96

Capítulo 3. Documentos equivalentes a la factura de venta ............................................. 97 CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 3 de 181

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3.3.1. Descriptor: Documentos equivalentes a la factura de venta y sus requisitos ...... 97

3.3.2. Descriptor: El tiquete de máquina registradora con sistema POS ....................... 98

3.3.3. Descriptor: La boleta de ingreso a cine ............................................................ 101

3.3.4. Descriptor: El tiquete de transporte de pasajeros .............................................. 102

3.3.5. Descriptor: El extracto ...................................................................................... 103

3.3.6. Descriptor: Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.......................... 106

3.3.7. Descriptor: Documento en juegos localizados .................................................. 106

3.3.8. Descriptor: Boleta, facción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados .................................................................................................. 108

3.3.9. Descriptor: Documento expedido para el cobro de peajes ................................ 108

3.3.10. Descriptor: Comprobante de liquidación de operaciones expedido por bolsa de valores ......................................................................................................................... 108

3.3.11. Descriptor: Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities ................................................................................................................ 109

3.3.12. Descriptor: Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios .. 110

3.3.13. Descriptor: Boleta de ingreso a espectáculos públicos ................................... 115

3.3.14. Descriptor: Documento equivalente electrónico ............................................. 115

TÍTULO IV. FUNCIONALIDAD DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE ....................... 116

Capítulo 1. Documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente ...................................................................... 116

4.1.1. Descriptor: ¿Cuándo procede la generación del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente? ................................................................................................................. 116

4.1.2. Descriptor: Requisitos del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. ................................. 125

4.1.3. Descriptor: Sujetos obligados a generar el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente .......... 129

4.1.4. Descriptor: Modalidades (física y electrónica) ................................................. 134

4.1.5. Descriptor: Periodicidad de la trasmisión del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en forma electrónica ................................................................. 136

“Artículo 2. Generación electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. De conformidad con lo establecido en el inciso 3º del artículo 771-2 del estatuto tributario, el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, deberán generarse y transmitirse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado de que trata el artículo 3º de esta resolución, así: ................................................................................................................ 136

Capítulo 2. Documento soporte de pago de nómina electrónica. ................................... 138 CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 4 de 181

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4.2.1. Descriptor: ¿Cuál es el cambio que produce la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica? ..................................................................... 138

4.2.2. Descriptor: Requisitos del documento soporte de pago de nómina electrónica. ..................................................................................................................................... 138

4.2.3. Descriptor: Sujetos obligados a generar el documento soporte de pago de nómina electrónica. .................................................................................................................. 141

4.2.4. Descriptor: El documento soporte de pago de nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica ............................................................................................ 149

4.2.5. Descriptor: Periodicidad e implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica. ..................................................................................................... 160

4.2.6. Descriptor: Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica ................................................... 161

TÍTULO V. FUNCIONALIDAD DE REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR -RADIAN ........................................................... 163

Capítulo 1. El Registro de la factura electrónica de venta como título valor -RADIAN 164

5.1.1. Descriptor: Naturaleza y definición del registro de la factura electrónica de venta como título valor -RADIAN. ...................................................................................... 164

5.1.2. Descriptor: La DIAN como administrador del Registro de la factura electrónica de venta como título valor -RADIAN ......................................................................... 177

5.1.3. Descriptor: El Registro de la factura electrónica de venta como título valor -RADIAN en el sistema de facturación electrónica de la DIAN .................................. 177

5.1.4. Descriptor: Consulta y trazabilidad de eventos en el RADIAN y Certificado de existencia y trazabilidad de la factura de venta como título valor .............................. 179

5.1.5. Descriptor: Obligatoriedad de confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico al facturador ..................................................................................................................................... 179

TÍTULO VI. CARÁCTER VINCULANTE DE LA DOCTRINA. ................................... 181 CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 5 de 181

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De conformidad con el artículo 55 del Decreto 1742 de 2020, en concordancia con el artículo 7° de la Resolución No. 91 del 3 de septiembre de 2021, se avoca el conocimiento para expedir el presente concepto unificado.

Es necesario resaltar que las preguntas y respuestas desarrolladas en el presente concepto son de carácter general y abstracto, que no tienen como propósito juzgar, valorar o asesorar a otras dependencias, entidades públicas y/o privadas en el desarrollo de sus actividades, funciones y competencias, ya que para desarrollar casos concretos o particulares tendrán que analizarse demás elementos fácticos que podrían reemplazar o incidir en el contenido comprendido en este concepto.

TÍTULO I. GENERALIDADES

Capítulo 1. Obligación formal de facturar

1.1.1. Descriptor: Naturaleza jurídica de la obligación de facturar - ¿Cuáles operaciones se deben facturar?

El deber de facturar constituye una obligación fiscal independientemente de la naturaleza jurídica de una entidad o persona, de su calidad de contribuyente o no, y de la clase de contrato o supervisión que se advierta y en los términos de los artículos 615, 616, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario vigentes, se cumple con la expedición de la factura de venta o los documentos equivalentes a la misma, documentos que deben presentarse como soporte de costos, gastos o impuesto descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

De otra parte, la ley y el reglamento señalan expresamente los requisitos, condiciones mecanismos técnicos y tecnológicos que deben incluirse en la factura de venta, así como los casos en los cuales no se requiere su expedición. Aunado a ello, este deber legal se cumple, entregando al adquirente la factura de venta en los términos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así lo dispone el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, lo describe el numeral 5 del artículo 1.6.1.4. del Decreto 1625 de 2016, encontrándose dicha obligación reiterada en la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la norma que la modifique o sustituya.

Ahora, sobre la naturaleza de los operaciones que deben facturarse, el artículo 615 del Estatuto Tributario es claro en disponer que están obligadas a expedir factura o documento equivalente todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no del impuesto sobre las ventas, al igual que los importadores, los prestadores de servicios y en las ventas a consumidores finales. CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 6 de 181

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Así mismo, los sujetos no obligados a facturar, están dispuestos taxativamente en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario, 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 y 7 de la Resolución DIAN 000042 de 2020. Por ende, todas las personas que vendan bienes o presten servicios que no se encuentren exceptuadas por las normas mencionadas, tendrán la obligación de expedir factura o documento equivalente.

1.1.2. Descriptor: Facturación en mandato

1.1.2.1. ¿Cómo se debe facturar en las operaciones de mandato?

Respecto al tratamiento de los ingresos en materia tributaria en el marco de los contratos de mandato, se debe tener presente que:

El mandato es un contrato en que una parte se encarga de gestionar por cuenta y riesgo y a nombre de la otra, uno o más negocios que ésta le confía, relacionados con terceros.

El mandato puede otorgarse con representación o sin representación. En el primero el mandatario obra en nombre y por cuenta del mandante, de tal suerte que los efectos jurídicos se producen entre el mandante y los terceros. En el segundo el mandatario obra a nombre y por cuenta propia, obligándose personalmente. En todo caso, tanto en uno como en otro contrato, el mandatario queda obligado a transferir al mandante todo el beneficio que de los negocios con terceros se derive como lo señalan los artículos 1265 y 1268 del Código Civil.

Por otra parte, se considera como ingreso para tercero aquél que se recibe en nombre de otro reconociendo sobre el ingreso un mejor derecho por parte del tercero, y en consecuencia adquiriendo al momento de recibirlo la obligación de transferirlo a su legítimo dueño, razón por la cual se encuentra fuera de su patrimonio.

En este sentido, aunque los ingresos que perciba el mandatario salvo aquellos que corresponden a la remuneración por su gestión se reciban en virtud de un contrato de mandato sin representación o con representación, se consideran del tercero.

1.1.2.2. ¿Cómo se deben facturar las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios que se efectúan bajo un contrato de mandato?

Respecto a la facturación en el contrato de mandato, el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 (sustituido por el Decreto 358 de 2020), estableció que en los contratos de mandato se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo éste último, quien debe certificar el costo y/o descontable al mandante. CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 7 de 181

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La norma referida dispone:

Artículo 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.

Parágrafo. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

1.1.2.3. ¿Cuáles son las obligaciones derivadas del contrato de mandato en materia de facturación?

Cuando existe un contrato de mandato, y el mandatario:

- Presta el servicio, éste tiene la obligación de facturar en los términos de la normatividad vigente.

- Adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores deben expedir las facturas a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 615, 616-1, 617 y 618 del Estatuto Tributario y el artículo 74 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, sobre facturación electrónica o la norma que haga sus veces.

1.1.2.4. ¿Cómo debe expedirse la certificación?

Cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores de dichos bienes y servicios deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 8 de 181

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de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la que la modifique o sustituya, cuando se trata de factura de venta, ya que si consiste en un documento equivalente, los requisitos del mismo dependerán del tipo de documento que se expida.

Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016.

1.1.2.5. ¿Cómo se deben facturar las operaciones de prestación de servicios públicos que se efectúan en conjunto bajo un contrato de mandato?

Como se precisó anteriormente, en la facturación en mandato el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 establece que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo éste último quien debe certificar el costo y/o impuesto descontable al mandante.

Ahora, tratándose del documento equivalente para el cobro total de los servicios públicos, cuando el mismo es generado en forma conjunta, de acuerdo con las normas vigentes sobre facturación en materia tributaria, la obligación de expedir factura por el servicio que se presta corresponde al prestador del servicio. Sin embargo, según la normatividad en materia de servicios públicos domiciliarios, la exigencia, en el caso de los servicios de aseo y alcantarillado, de ser facturados necesariamente en forma conjunta con otro servicio público domiciliario (por ejemplo, servicio de acueducto o servicio de energía), caso en el cual, existen unos convenios de facturación con la respectiva entidad.

En este evento, considera este Despacho, en atención al imperativo legal que deben cumplir las empresas que prestan los servicios públicos domiciliarios de aseo y/o alcantarillado, que esto no riñe con la normatividad tributaria en materia de facturación, en general, ni de factura electrónica, en particular, precisamente porque el prestador del servicio puede acudir a la figura del mandato para facturar los servicios que presta.

Así, una empresa que presta servicios públicos domiciliarios de aseo y/o alcantarillado, que por un imperativo legal debe convenir con otra empresa de servicios públicos domiciliarios para que se facturen conjuntamente los respectivos servicios, puede actuar para tal efecto como mandataria. Las empresas que presten servicios públicos domiciliarios obligadas a expedir factura electrónica, que a su vez facturan los servicios de empresas que presten los servicios de aseo y/o alcantarillado, en su calidad de mandatarias deben cumplir con las disposiciones que regulan este sistema de facturación. El mandatario expide las facturas bajo su propia razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, sin perjuicio que deba rendir cuentas al mandante y llevar los registros que permitan diferenciar los ingresos de uno CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 9 de 181

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y otro. En este sentido, deben mediar los contratos o autorizaciones respectivas y en la factura conjunta efectuarse las identificaciones de los valores correspondientes a cada servicio, lo cual es factible en el formato de factura electrónica.

1.1.2.6. ¿Cómo se deben facturar las operaciones prestación de servicios funerarios bajo un contrato de mandato?

Respecto a la facturación electrónica para el tema de servicios funerarios e ingresos para terceros, se precisa que cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución 000042 de 2020 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el mencionado artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 o las facturará al mandante si así se prevé en la estructura del contrato de mandato celebrado. Por otra parte, el sujeto que actúa como mandatario debe facturar al consumidor final por los servicios que prestan en tal calidad, en razón a un contrato de mandato, y por los que presta en nombre propio. Para el efecto, en la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato, se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario, en los términos del artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución 000042 de 2020.

1.1.2.7. ¿Cómo se debe facturar el servicio de transporte cuando se desarrolla en virtud del contrato de mandato?

Debe tenerse claro que los ingresos percibidos por el mandatario en razón a la ejecución del encargo encomendado por el mandante son diferentes a aquellos recibidos en nombre de dicho mandante, éstos últimos tienen la naturaleza del objeto encomendado.

En este orden de ideas, si el mandato es otorgado para que una compañía medie en la celebración de contratos de servicios de transporte, excluidos de IVA en virtud del numeral 9 del artículo 476 del Estatuto Tributario, este tratamiento aplica únicamente respecto del servicio de transporte prestado y, de ninguna forma, sobre los ingresos percibidos por el mandatario como remuneración de la intermediación efectuada, los cuales, en términos generales, tendrán la naturaleza de comisión por intermediación u honorarios por servicios prestados. CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 10 de 181

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Sobre este particular, téngase en cuenta que, en virtud del principio de legalidad consagrado en el artículo 338 de la Constitución Política, en materia de impuestos, las exenciones y exclusiones son de interpretación restrictiva y se concretan a las expresamente señaladas por la Ley.

Ahora, frente a la obligación de facturar cuotas de rodamiento y servicios de administración, se reitera que, de conformidad con la normatividad y doctrina vigente, la obligación de facturar es exigible respecto de toda venta de bienes y/o prestación de servicios. Por lo cual, deberá el sujeto obligado determinar en el marco de sus operaciones y contratos celebrados si, en efecto, se está o no ante la prestación de un servicio o la venta de un bien, caso en el cual se dará lugar a la obligación de facturar.

1.1.2.8. ¿Cómo se debe facturar cuando por medio de un contrato de mandato, el tercero (mandatario) es encomendado por una empresa (mandante) para adquirir bienes y servicios en su nombre y a su cargo con una cadena de estaciones de servicio de combustible?

Para el efecto, la factura electrónica de venta elaborada en virtud del contrato de mandato por medio de la cual se soporta la operación de venta de bienes y/o prestación de servicios que se adquieren en virtud de dicho contrato, se deberá expedir siempre a nombre del mandatario, en los términos del artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 y del artículo 74 de la Resolución No. 000042 de 2020.

Téngase en cuenta que los tributos atribuibles a la operación deberán liquidarse en la respectiva factura de venta, la cual es el soporte idóneo de la transacción y que la misma debe soportar cada operación de venta de bienes o prestación de servicios sin que la normatividad permita el reporte acumulado de varias operaciones que se efectúen en diferentes momentos. Ello debido a que la expedición de la factura de venta debe efectuarse al momento de la operación de venta o prestación de servicios.

Así las cosas, cuando el mandatario certifique al mandante los costos, gastos e impuestos descontables que se efectuaron en razón a las operaciones ejecutadas con base en el mandato celebrado, deberá contar con las facturas de venta o documentos equivalentes que soportan cada operación y discriminar claramente cada uno de los valores que se trasladan como derechos cuyo titular es el mandante.

Por otra parte, si el mandatario realizó pagos por cuenta del mandante, el posterior reintegro de gastos del mandante al mandatario para saldar dichas obligaciones del contrato de mandato no serán objeto de facturación entre ellos. Lo anterior, debido a que obedecen a un mero reembolso de gastos que en ningún momento implica la venta de bienes o prestación de servicios entre las partes. CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 11 de 181

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Situación diferente ocurre al momento de pagar la contraprestación que por el servicio de intermediación el mandatario cobre al mandante en razón a la ejecución de su mandato, en donde en efecto el mandatario deberá (de estar obligado a ello) facturar electrónicamente al mandante por sus servicios de intermediación.

1.1.2.9. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?

Al respecto, se informa que la normatividad vigente sobre la materia está comprendida por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución DIAN 000042 de 2020.

Adicionalmente, se precisa que las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante. Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho”.

1.1.2.10. ¿Qué debe hacer un mandatario cuando en una misma operación representa a un número plural de mandantes, los cuales cada uno cuenta con calidades distintas y pertenecen a regímenes tributarios diferentes?

Resulta claro entonces que, cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores de dichos bienes y servicios deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución 000042 de 2020 cuando se trata de factura de venta, ya que si consiste en un documento equivalente, los requisitos del mismo dependerán del tipo de documento que se expida.

Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el mencionado artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 o las facturará al mandante si así se prevé en la estructura del contrato de mandato celebrado. CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 12 de 181

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1.1.2.11. ¿El documento equivalente de los servicios públicos se debe generar por cada prestador o lo genera únicamente la empresa de acueducto o de energía cuando se expide la facturación conjunta entre ambos prestadores de servicios?

De acuerdo con las normas vigentes sobre facturación en materia tributaria, la obligación de expedir factura por el servicio que se presta corresponde al prestador del servicio. Sin embargo, según la normatividad en materia de servicios públicos domiciliarios, la exigencia, en el caso de los servicios de aseo y alcantarillado, de ser facturados necesariamente en forma conjunta con otro servicio público domiciliario (por ejemplo, servicio de acueducto o servicio de energía), caso en el cual como se evidencia en la consulta, existen unos convenios de facturación con la respectiva entidad.

En este evento, considera este Despacho, en atención al imperativo legal que deben cumplir las empresas que prestan los servicios públicos domiciliarios de aseo y/o alcantarillado, que esto no riñe con la normatividad tributaria en materia de facturación, en general, ni de factura electrónica, en particular, precisamente porque el prestador del servicio puede acudir a la figura del mandato para facturar los servicios que presta.

Así, en la situación objeto de consulta, una empresa que presta servicios públicos domiciliarios de aseo y/o alcantarillado, que por un imperativo legal debe convenir con otra empresa de servicios públicos domiciliarios para que se facturen conjuntamente los respectivos servicios, puede actuar para tal efecto como mandataria.

Las empresas que presten servicios públicos domiciliarios obligadas a expedir factura electrónica, que a su vez facturan los servicios de empresas que presten los servicios de aseo y/o alcantarillado, en su calidad de mandatarias deben cumplir con las disposiciones que regulan este sistema de facturación. El mandatario expide las facturas bajo su propia razón social y NIT, sin perjuicio que deba rendir cuentas al mandante y llevar los registros que permitan diferenciar los ingresos de uno y otro. En este sentido, deben mediar los contratos o autorizaciones respectivas y en la factura conjunta efectuarse las identificaciones de los valores correspondientes a cada servicio, lo cual es factible en el formato de factura electrónica.

1.1.3. Descriptor: Facturación en contratos de colaboración empresarial

1.1.3.1. ¿Cómo es el tratamiento de los contratos de colaboración empresarial y cuáles son sus efectos en la obligación de facturar?

Los contratos de colaboración empresarial deben atender a las disposiciones consagradas en el artículo 18 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 20 de la Ley 1819 de 2016. Esta norma establece unas obligaciones para las partes, dentro de las cuales se destacan: CONTINUACIÓN CONCEPTO UNIFICADO No. 0106 DEL 19 DE AGOSTO DE 2022 OBLIGACION DE FACTURAR Y SISTEMA DE FACTURA ELECTRONICA Página 13 de 181

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Declarar de manera independiente los activos, pasivos, ingresos, costos y deducciones que les correspondan, de acuerdo con su participación en los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos incurridos en desarrollo del contrato de colaboración empresarial.

Llevar un registro sobre las actividades desarrolladas en virtud del contrato de colaboración empresarial que permita verificar los ingresos, costos y gastos incurridos en desarrollo del mismo.

Lo anterior sin perjuicio de las previsiones establecidas en la norma para aquellos contratos de colaboración que tengan un rendimiento garantizado.

De esta manera, lo primero que se debe atender es a la naturaleza jurídica del contrato y establecer si corresponde a un contrato de colaboración empresarial en los términos del artículo 18 del Estatuto Tributario, para así dar debido cumplimiento a las obligaciones que esta norma dispone.

1.1.3.2. ¿Cómo se debe cumplir la obligación de facturar tratándose de Uniones temporales y consorcios?

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HERRAMIENTAS TRIBUTARIAS