Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste, generado en forma física.

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste, generado en forma física.

En nuestro país cada vez es mas complicado soportar costos y/o deducciones procedentes dentro de las declaraciones del régimen ordinario, régimen tributario especial y demás contribuyentes que lo necesiten y así evitar pagar impuestos sobre la renta y complementarios de manera exagerada.

Es por esto que muchas personas contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que no cumplen con las condiciones para ser facturadores electrónicos de acuerdo con el Artículo 1.5.1.1.3.3. Sujetos Obligados A Expedir Factura De Venta, Y/O Documento Equivalente. De la Resolución 227 de 2025 para ser facturadores electrónicos pueden hacer el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste, generado en forma física teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 1.5.2.6.1. de la misma resolución 227 de 2025, así:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.

Lo importante para la procedencia de los costos y/o deducciones es que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente tenga la autorización de autorización de (Documento Soporte) expedida con anticipación a la operación que se desea soportar por parte de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

La representación grafica del documento soporte la pueden tomar de acuerdo al Anexo Técnico de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – Versión 1.1. la cual esta vigente actualmente de acuerdo a la normatividad de la resolución 167 de 2021 (30 Dic 2021) incorporada Resolución 227 de 2025 (septiembre 23) Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria en lo de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Los sujetos no obligados deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria so pena del desconocimiento de los mismos.

HERRAMIENTAS TRIBUTARIAS