Pagos por concepto de alimentación

El día de hoy queremos tratar el tema de los pagos por concepto de alimentación desde el punto de vista tributario tanto en la declaración de renta como en el cálculo de la retención en la fuente por pagos laborales.

Este es un tema regulado por el artículo 387-1 del E.T., y como muchos temas en tributaria, existen dos o tres criterios en la práctica o cotidianidad que se aplican en manejo de este tipo de pagos de acuerdo con nuestra experiencia. La idea es exponer las dificultades interpretativas, lo que ha dicho la DIAN en su doctrina, y lo que sucede en la realidad día a día.

Primero miremos que dice el artículo 387-1 del ET:

“Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para éstos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempre que el salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT. Lo anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por el Código Sustantivo de Trabajo.

Cuando los pagos en el mes en beneficio del trabajador o de su familia, de que trata el inciso anterior excedan la suma de 41 UVT, el exceso constituye ingreso tributario del trabajador, sometido a retención en la fuente por ingresos laborales. Lo dispuesto en este inciso no aplica para los gastos de representación de las empresas, los cuales son deducibles para estas.

Para los efectos previstos en este artículo, se entiende por familia del trabajador, el cónyuge o compañero (a) permanente, los hijos y los padres del trabajador.”

Lo primero que tenemos que decir, es que, de cara al pagador o empleador, estos gastos son deducibles en su declaración de renta. Ahora, de cara al trabajador, el artículo en mención es claro en indicar que este tipo de pagos “no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos”, claro está, sin perjuicio de lo que exceda de 41 UVT por mes, o cuando el salario del trabajador exceda de 310 UVT, tema que nos referiremos más adelante.

Analicemos el tema bajo dos escenarios:

Escenario 1 cuando no se supera los topes de 310 y 41 UVT

En ese orden de ideas, y entendiendo de manera literal esta expresión “no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos”, el trabajador no debería incluir esos pagos como ingreso en la declaración de renta, ni tampoco se debe tener en cuenta en la depuración de la retención en la fuente por salarios porque simplemente no es ingreso para el.

Ahora bien, la confusión radica en la expresión “No constituye ingreso para el trabajador” que algunas personas interpretan que esto es lo que se denomina en tributaria un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, interpretación que cambia totalmente la forma en que se declararía este tipo de pagos, en donde habría que declarar el ingreso, y luego restarlo como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional.

En resumen, hasta este momento tenemos dos interpretaciones partiendo de que se cumplas las dos condiciones o topes en UVT mencionados anteriormente:

1. No declarar el ingreso por parte del trabajador en su declaración de renta ni tenerlo en cuenta por parte del empleador en la depuración de la retención en la fuente.

2. Declarar el ingreso por parte del trabajador en su declaración de renta y tener en cuenta ese ingreso en la depuración de retención fuente por parte del empleador, y que luego, en los dos casos, se reste el mismo valor en la sección de ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, logrando un efecto neutro o cero.

Al final, el resultado sería el mismo, un neto de cero, pero que tiene otras consecuencias a nivel de posibles inconsistencias de acuerdo con la forma en que el empleador o pagador emite el certificado de ingresos y retenciones y como presenta el reporte de ese ingreso en la exógena nacional.

Lo anterior se fundamenta en que se observa, que en la práctica no existe unificación de criterio en la forma como se presenta estos pagos por alimentación en el certificado de ingresos y retenciones que se le emite al trabajador de forma anual y en el reporte que anualmente emite el empleador a la DIAN de exógena, ocasionando que muchos contribuyentes,  para no tener problemas con cruces o inconsistencias con la DIAN, prefieran adaptar su forma de declarar esta información en su renta a la forma como se haya plasmado esos pagos en el certificado de ingresos y retenciones.

Somos de la opinión, que, en el caso planteado, no se debería certificar dicho ingreso, es decir, no sería ingreso para el trabajador simplemente en el sentido literal de la norma.

La doctrina oficial de la DIAN mediante oficio 972 del 1 de julio de 2021 concluyó que:

"Así las cosas, los pagos en mención, hasta el límite de 41 UVT, no constituyen base de retención en la fuente por pagos laborales, razón por la cual no deben ser reportados en el Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones (Formulario 220). En contraste, en el evento en que los pagos mensuales excedan 41 UVT, el exceso constituirá ingreso tributario para el trabajador sometido a retención en la fuente por ingresos laborales, por lo que deberá diligenciarse, en el Formulario 220 “Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.”

Recientemente en el año 2024 se conoció un proyecto del formulario 220 Ingresos y retenciones del año gravable 2023, en donde se evidencia separación en dos columnas de esta información de pagos por concepto de alimentación: Renglón 37. Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.; y el renglón 38. Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, art. 387-1 E.T.

Lo anterior permitirá poder tener claridad para el contribuyente de que valor se declara como ingreso, y que valor definitivamente no es ingreso y no se debe incluir como ingreso en la declaración de renta.

Escenario 2, cuando se supera los topes de 310 y 41 UVT

La norma es clara en indicar que cuando se supera el tope las 310 UVT de salario del trabajador o cuando el mes en beneficio del trabajador o de su familia, excedan la suma de 41 UVT, ese valor si se considera ingreso para el trabajador, es decir, si el salario mensual es mayor de 310 UVT, el 100% de lo pagado por concepto de alimentación sería ingreso tributario. Ahora bien, si el salario está por debajo de los 310 UVT mes, pero el valor pagado por concepto de alimentación es mayor a los 41 UVT, solo lo que exceda de 41 UVT sería ingreso tributario para el trabajador.

En este escenario al igual que en el primer escenario, se podrían tener dos interpretaciones o manejos, pero solo cuando se incumpla el tope de las 41 UVT mensual por concepto de pagos por alimentación, en el sentido de declarar el total de los pagos como ingreso y restar como ingreso no constitutivo hasta las 41 UVT, o simplemente declarar como ingreso solo lo que exceda las 41 UVT mensuales.

Al final, somos de la opinión que lo correcto sería declarar como ingreso solo lo que exceda de las 41 UVT mensual, que para los 12 meses para la declaración de renta serían 492 UVT ($ 20.866.704 UVT año 2023), pero pues eso dependerá de la forma en que el empleador emita el certificado de ingresos y retenciones, caso en el cual el contribuyente deberá elegir la forma de reflejar ese ingreso en su declaración de renta solo para no tener inconsistencias con lo que a la DIAN le reportan en la exógena y que se refleja en las declaraciones sugeridas de renta que la DIAN viene implementando año tras año.

Recientemente en el año 2024 se conoció un proyecto del formulario 220 Ingresos y retenciones del año gravable 2023, en donde se evidencia separación en dos columnas de esta información de pagos por concepto de alimentación: Renglón 37. Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.; y el renglón 38. Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, art. 387-1 E.T.

Y viene la pregunta del millón: Declarar ese ingreso neto o de forma separada (Ingreso menos Ingreso no constitutivo) me puede generar problemas o sanciones con la DIAN?.  Consideramos que no, en el caso que llegaran a tener una revisión, y que le glosen este ingreso, pues corregir no generaría sanción dado que el resultado neto o renta líquida sería la misma, por eso nuestra recomendación de alinearse en la forma de declarar ese tipo de ingreso con el certificado de ingresos y retenciones y exógena del empleador, es lo más sano. Importante que cuando sea emitida la resolución que define el certificado de ingresos y retenciones, se mantengan los renglones especiales para separa este tipo de pagos por alimentación.

Otros aspectos a tener presente:

También pueden ver que el art 387-1 se refiere a la depuración de la retención en la fuente, por eso la redacción con ese enfoque de límites mensuales, pero que es extensible a la declaración de renta anual, con las dificultades que se originan por los topes mensuales que en renta se convierten en anuales, pero que complican en algunas ocasiones cuando por ejemplo se tienen dos o más empleadores durante el año, y donde para al final del año poder promediar el salarios haría que en ocasiones cambien la situación si se compara con lo que sucedió mes a mes en la declaración de renta con cada uno de los empleadores.

Importante que los empleadores unifiquen la forma de emitir el certificado de ingresos y retenciones y la forma en el reporte de este tipo de pagos de alimentación en la exógena para que sea mas sencillo para el trabajador la forma de declarar esos ingresos o mejor esos pagos en la declaración de renta.

 ¿Y que ha dicho la doctrina de la DIAN sobre estos pagos por concepto de alimentación?:

Son diversos los conceptos que han tratado este tema, por cierto, algunos contradictorios, causa por la cual actualmente se presta el tema para confusiones.

Publicamos algunos de ellos para su descarga y consulta al final de esta nota.

Queremos enfocarnos en el mas reciente, concepto general 000416 del 31 de marzo de 2023, que conceptúa varios temas luego de la emisión de la reforma tributaria Ley 2277 de 2022.

En lo que respecta al tema que estamos tratando, como el artículo 59 de la Ley 2277 de 2022 adicionó el articulo 29-1 al estatuto tributario en donde se definió en que consiste los ingresos en especie, y donde concluyó que son ingresos tributarios “los que efectúe el pagador a terceras personas por la prestación de servicios o adquisición de bienes destinados al contribuyente o a su cónyuge, o apersonas vinculadas con él por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil”  generó dudas respecto a si esto cambiaría el manejo de los pagos por concepto de alimentación, originando la siguiente pregunta:

¿Los pagos por concepto de alimentación de los trabajadores o su familia constituyen ingresos para éstos en los términos del artículo 29-1 ibidem?

A lo que la DIAN concluye que “considerando el criterio de especialidad -lex specialis derogat generali- (cfr. artículo 3 de la Ley 153 de 1887) se impone la aplicación del artículo 387-1 del Estatuto Tributario sobre el artículo 29-1 ibidem en lo concerniente a pagos en especie por concepto de alimentación del trabajador o su familia, siempre y cuando se cumplan las diferentes condiciones previstas en la primera disposición. En su defecto, se deberá atender lo previsto en el citado artículo 29-1.

Es decir, que seguimos con las mismas reglas especiales de no ser ingreso para el trabajador cuando se cumplas los topes en UVT de salario y de pagos por este concepto.

Esperamos haber dado claridad a este tema que no deja de generar siempre duda.

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