RELACIÓN DE COSTOS Y GASTOS EN DEVOLUCIÓN DE SALDO A FAVOR

 

 16-10-2019

 

 

RELACIÓN DE COSTOS Y GASTOS EN DEVOLUCIÓN DE SALDO A FAVOR

 

16-10-2019

Desde el 6 de agosto de 2019, fecha en que se conoce el decreto 1422, la DIAN empezó a exigir un nuevo requisito en las solicitudes de saldos a favor y/o compensación en renta, se trata de la relación de costos y gastos declarados en el año objeto de solicitud y de los años que componen el arrastre.

 

Por estos días, los contribuyentes que han radicado solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor en renta, se han visto inmersos en autos inadmisorios por incumplimiento en un nuevo requisito que se estableció en el art. 3 del Decreto1422 del 6 de agosto de 2019, decreto que por cierto reglamentó la devolución automática de saldos a favor.

 

El requisito consiste en una relación de los costos y gasto declarados en el periodo objeto de solicitud y de los que componen el arrastre certificada por revisor fiscal o contador público, cuando a ello hubiere lugar, indicando: Número de Identificación Tributaria -NIT, nombres y apellidos o razón social del proveedor, concepto del costo, gasto y/o deducción, número, fecha expedición y valor del costo, gasto y/o deducción."

 

Pues bien la pregunta es ¿cómo se reporta esta relación?

 

Pues nos hemos puesto a la tarea de averiguar, buscar instructivos, buscar en la práctica  y concluimos que se debe tener presente los siguientes aspectos:

 

1. Esta relación de costos y gastos declarados se debe diseñar o armar, dado que no existe un formato prediseñado ni un prevalidador oficial DIAN.

 

2. El archivo puede tener formato (PDF, XLS, DOC, XLM), según nuestra experiencia es preferible trabajarlo en Excel dado que es nuestra herramienta principal de trabajo; ya en el cargue, recomendamos  grabarlo en PDF para que vaya con la firma del contador o revisor fiscal escaneada.; otra opción, consiste en que se cargue el mismo archivo de Excel, y aparte, en otro documento se cargue  la certificación del contador o revisor fiscal debidamente firmada dando fe de la veracidad de la información depositada en dicha relación; para esto debe incluir en la certificación el nombre del archivo que haya adjuntado. (El archivo que se cargue no debe pesar más de 5 MB)

 

3. El archivo con la relación de costo, gastos y deducciones, se carga virtualmente por la misma ruta u opción por donde se adjunta el formato de certificación bancaria (Formato 1668).

 

4.  Aunque el decreto 1422 de agosto 1 de 2019 indica que la estructura del archivo debe contar con: (Número de Identificación Tributaria - NIT, nombres y apellidos o razón social del proveedor, concepto del costo, gasto y/o deducción, número, fecha expedición y valor del costo, gasto y/o deducción; certificada por revisor fiscal o contador público), el instructivo que publica la DIAN indica varias opciones de la información que se debe reportar. Miremos entonces las diferentes opciones de presentar dicha relación de costos, gastos y deducciones.

 

a. Reporte totalizado de cada uno de los conceptos del costo, gasto o deducción con los siguientes campos así: 

 

Fuente: DIAN

Por lo que se observa, esta sería una opción sencilla para cumplir el requisito.

 

b. Reporte totalizado detallando uno a uno cada ítem que conforma los costos, gastos y deducciones declarados en el año, indicando:

 

•  Si el soporte se trata de facturas o documentos equivalentes: NIT del proveedor, Nombres o apellidos o razón social del proveedor, Tipo y número de documento soporte, fecha de expedición, concepto y valor $ del costo, gasto o deducción.

 

•   Si el soporte se trata de comprobante de contabilidad: Tipo y número del documento soporte, fecha de expedición, concepto y valor $ del costo, gasto o deducción.

 

•    Para los no obligados a llevar contabilidad: concepto y valor $ del costo, gasto o deducción.

 

En la parte inferior de este artículo publicamos un archivo Excel con las estructuras propuestas. (El Archivo tiene varias hojas para las diferentes opciones que se pude utilizar). Elija la más sencilla que le aplique para cada caso.

 

Recuerde que esta relación de costos, gastos y deducciones se debe reportar por el año en que se generó el saldo a favor, y por los años anteriores desde donde se viene arrastrando o imputando dicho saldo. (Es decir, es igual que el anexo 1220 para reportar las retenciones en la fuente a favor a título de renta)

 

Las personas que no hayan registrado costos, gastos y deducciones no están obligadas a suministrar la relación.

 

El tipo de soporte "Comprobante de Contabilidad" aplica para todos los costos, gastos y deducciones que no se encuentran soportados a través de facturas de venta y que se encuentran efectivamente declarados. Ejemplo: Costo de ventas determinado por sistemas de valuación de inventarios, amortizaciones, depreciaciones, gastos de nómina y demás ajustes que hacen parte integral de la declaración de renta y complementarios.

 

Fuente: Instructivo DIAN.

Decreto 1422 del 6 agosto 2019
DECRETO 1422 DEL 06 DE AGOSTO DE 2019 DE
Documento Adobe Acrobat 1.9 MB
Modelo relación de costos y gastos
Relación de costos y gastos.xlsx
Tabla de Microsoft Excel 21.3 KB

 

 

Wiliam Dussán Salazar

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Comentarios: 26
  • #1

    Angélica Barragán (miércoles, 16 octubre 2019 08:12)

    Excelente aporte. Muchas gracias.

  • #2

    Erik Puentes (miércoles, 16 octubre 2019 08:29)

    Muchas gracias, que buena labor la que realizan en esta página. felicitaciones

  • #3

    Wilfredo Del Valle (miércoles, 16 octubre 2019 09:33)

    Muchas gracias por el análisis del decreto y el modelo para relacionar los costos y gastos.
    Felicitaciones por sus aportes y el apoyo que nos brindan en las actividades diarias.

  • #4

    Luis Motoa (miércoles, 16 octubre 2019 09:42)

    Valiosa colaboración señores Consultor Contable.
    Solo nos queda a los que hacemos los tramites que la DIAN sea misericordiosa y no nos devuelva los folios porque el tamaño de las hojas es el inadecuado, porque el color de la tinta es muy oscuro o porque no somos ciudadanos delincuentes para los que no existe ley ni pena.

  • #5

    Alejandro Prada Díaz (miércoles, 16 octubre 2019 09:45)

    Excelente información, muchas gracias.

  • #6

    Gonzalo Cardenas (miércoles, 16 octubre 2019 09:47)

    mil gracias,un complemento importantísimo en nuestra labor

  • #7

    ALCIDES CALLE MARULANDA (miércoles, 16 octubre 2019 10:40)

    OTRA OPCION SERIA EL FORMATO 1439 QUE SE REPORTA EN LA DEVOLUCION DE IVA QUE TIENE LOS CONCEPTOS MINIMOS QUE NECESITA LA DIAN PARA VERIFICAR CON LOS PROVEEDORES

  • #8

    Claudia González (miércoles, 16 octubre 2019 11:37)

    Buenos días, y gracias por todos sus aportes a nuestra profesión. Tengo esta duda: cuando se trata de devoluciones de saldos a favor en renta, cuantos años hacia atrás hay que soportar el arrastre o certificar las retenciones a favor que le practicaron al contribuyente, ya que la DIAN exige hacia atrás pero las declaraciones ya están en firme; no debería ser desde las declaraciones vigentes hasta la declaración objeto de la solicitud?? que norma regula esto? Gracias.

  • #9

    Monica (miércoles, 16 octubre 2019 11:44)

    la normatividad indica que es desde donde se origina el saldo a favor y lo vienes arrastrando, así sean de declaraciones que están en firme.. recuerde que la firmeza no limita a que la DIAN pida los certificados de retenciones en la fuente a favor.. esntonces tanto el reporte 1220 de retenciones en la fuente y de este nuevo reporte de costos y gastos se debe armar un archivo por cada año desde donde se origina el saldo a favor.

  • #10

    Diana p (miércoles, 16 octubre 2019 14:41)

    Muchas gracias, por el.aporte y yo que me complique haciéndole tal cual el.texto hace dias atrás presentando.una devolución.

  • #11

    JAIME ALONSO MONTES RAMIREZ (miércoles, 16 octubre 2019 20:15)

    El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y el decreto 019 de 2012, contemplan la prohibición de solicitar por parte de la Administración documentos que ya reposan en la entidad.
    Es necesario indicar que un documento no se limita a un papel; y para el caso que nos ocupa la mayoría de los contribuyentes que sean agentes retenedores ya aportaron la documentación requerida en el formato 1001, por lo que el requisito exigido por la DIAN mediante un decreto atenta contra le seguridad jurídica.

  • #12

    HELENA (viernes, 18 octubre 2019 12:41)

    Atenta contra la simplificación de trámites y vuelve complejo un proceso como lo es la reclamación de saldos a favor por renta para personas naturales que solo tienen rentas de trabajo. En cita con la DIAN, un funcionario de la entidad rechazó la solicitud de devolución de una Retefuente, por carecer de un cuadro, donde debe desagregarse información que reposa en DIAN, como son los aportes a seguridad social del contribuyente reclamante; como son también sus cesantías deducibles; así mismo exigió explicar la parte exenta de las rentas de trabajo depuradas, a sabiendas de que la normativa del ET establece que las rentas de trabajo depuradas son exentas en un 25%. No tiene lógica la exigencia de este requisito, en el caso que expongo. Gracias a quienes han aportado sus explicaciones y comentarios en esta página.

  • #13

    JOAQUIN BELTRAN (martes, 22 octubre 2019 10:10)

    Muchas gracias por la información, oportuna y clara. Estoy tramitando una solicitud de compensación, incluyendo esta nueva exigencia; espero tener "suerte" con los funcionarios de la Dian.

  • #14

    ADRIANA CALDERON (miércoles, 23 octubre 2019 08:26)

    Alguien ya ha realizado la solicitud presentando la relacion de costos y gastos con la opción "a". Si fue aceptada o mejor hacer la detallada de una vez???
    Les agradezco

  • #15

    MERY LOPEZ (miércoles, 23 octubre 2019 15:27)

    Buenas tardes rengo la siguiente inquietud sobre el tema de la relación de gastos y costos; si lo que piden es una relación de los gastos y cotos que se tuvieron en cuenta en las declaraciones de renta que viene arrastrando el saldo a favor, porque la DIAN en las opciones que da para realizar el reporte indican las facturas de compra de materia prima (invenario), y no indica nada del costeo??

  • #16

    MARTHA PIRAQUIVE (jueves, 24 octubre 2019 18:24)

    Esta relación debe cuadrar con la información enviada en medios magnéticos, se debe relacionar cuantías menores? debe cuadrar con los renglones de las declaraciones de renta que hablan de costos?
    Es información contable o fiscal la requerida?

    gracias

  • #17

    FERMIN (sábado, 26 octubre 2019 12:04)

    El 85% de los costos y gastos deben ser por FACTURA ELECTRÓNICA de los proveedores

  • #18

    dora yolanda murillo buitrago (lunes, 28 octubre 2019 16:20)

    Muchas gracias por compartir sus aprendizajes y conocimientos. Me ha sido de gran ayuda este articulo ya que es la primera vez que se van a solicitar saldos a favor en la empresa que asesoro.

  • #19

    RICARDO (martes, 29 octubre 2019 08:53)

    Que DIOS los Bendiga Grandemente y les siga dando mucha inteligencia y sabiduría.

  • #20

    ADRIANA (martes, 29 octubre 2019 11:23)

    Muchas gracias esta información nos ayuda a simplificar nuestra labor, un abrazo

  • #21

    Adriana (lunes, 18 noviembre 2019 11:52)

    Gracias por la explicación.
    Ahora bien una persona natural que no está obligada a llevar contabilidad está obligada a presentar el reporte con firma de contador público?
    Gracias por su colaboración

  • #22

    XIMENA (miércoles, 20 noviembre 2019 13:44)

    Es el colmo que la DIAN pida esta información, si es la primera opción de reporte, ellos tienen esa información por medios magnéticos en el formato 1001 por tercero y por el formato 2516 por cuenta. Ganas de complicar los trámites a los contribuyentes, si ya antes era un complique solicitar una devolución, no me quiero imaginar ahora.

    A ustedes muchas gracias por la información.

  • #23

    Stella (lunes, 25 noviembre 2019 12:38)

    Excelente articulo y archivo. Aunque estoy de acuerdo con Ximena que si ya se reporta el 2516 con esa información para que pedir algo así

  • #24

    Stefania (lunes, 02 diciembre 2019 14:16)

    Hola, muchas gracias por la info.

  • #25

    YULY (miércoles, 04 diciembre 2019 10:47)

    EXCELENTE GRACIAS POR LA INFORMANCION

  • #26

    Arles Ibarra (jueves, 05 diciembre 2019 11:02)

    Muchas gracias por sus aportes y plantillas en todo lo relacionado con lo contable e impuestos.