22-01-2018

CAMBIOS EN REGISTRO DE BASES DE DATOS

 

Mediante decreto 090 del 18 de enero de 2018, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo  modifica los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, por medio del cual entre otros se reglamentó la inscripción y el registro de bases de datos. En este  decreto nuevamente se realizan modificaciones en los plazos para la inscripción de las bases de datos y en el ámbito de aplicación.

 

Sobre este registro de bases de datos a la Superintendencia de Industria y comercio, hemos visto bastantes cambios desde su origen en el año 2015 y vemos como viene siendo desde hace meses aplazado el registro y modificados a quienes les obliga dicho reporte.

 

Veamos lo que ha sido la cronología normativa sobre estos dos puntos:

 

AMBITO DE APLICACIÓN

 

Decreto 1074 de mayo de  2015 (Decreto origen)

Artículo 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

 

Decreto 90 de enero de 2018 (Último decreto) (Lo que está vigente)

Artículo 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características:

a)    Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a  100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).  ($3.315.600.000 año referencia 2018)

 

  b)  Personas jurídicas de naturaleza pública".

 

 

 

PLAZO DE INSCRIPCIÓN 

 

Decreto 1074 de mayo de  2015 (Decreto origen)

Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. Los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro del año siguiente a la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.

 

Y fue hasta el 8 de noviembre de 2016 donde la SIC mediante circular externa 01 del 8 de noviembre de 2016, informó que desde el 9 de noviembre estaría lista la plataforma para el registro de las bases de datos.

 

Luego se amplió el plazo para el registro de las bases de datos hasta el 30 de junio de 2017.

 

Decreto  1115 junio de 2017

"Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:

 

a) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas' en las cámaras de comercio del país, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero

  de 2018, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

b) Los Responsables del Tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, conforme con las instrucciones impartidas para tales efectos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a) y b) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación. U.

 

Decreto 90 de enero de 2018 (Último decreto) (Lo que está vigente)

"Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en    el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:

      a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio;

      b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio;

      c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a), b) y c) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación".

 

 

En conclusión

 

Resaltamos la disminución del universo de reportantes, dado que muchas microempresas y pymes, y todas las personas naturales quedan por fuera de esta obligación de reporte.

 

En virtud de la modificación del ámbito de aplicación, los responsables del tratamiento que no resulten obligados a efectuar el registro de sus bases de datos en el RNBD, pero que ya realizaron este trámite, no estarán obligados a efectuar la actualización de que trata el artículo 2.2.2.26.3.3 del Decreto 1074 de 2015 -Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo y la información registrada no estará disponible para consulta.

 

Reiteramos que las personas naturales fueron excluidas de la obligación de reportar esta información.

 

Las personas jurídicas y naturales que se exceptúan de efectuar dicho registro mediante el presente decreto deberán cumplir los demás deberes establecidos para los Responsables del Tratamiento de datos personales. En consecuencia, si bien no están obligadas a registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, siguen sujetas al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

 

Por último, este tema se había convertido en un dolor de cabeza para muchos empresarios dada la falta de claridad y al aprovechamiento de muchos terceros que cobran sumas importantes de dinero por hacer este trabajo, que a la larga viéndolo en el fondo no es tan complicado como lo terminaban vendiendo.

 

Por otro lado, las empresas colombianas están agobiadas con tanto reporte, tantas obligaciones y tanto acoso de diferentes entes como DIAN, UGPP, superintendencias, DANE, que hacen que los empresarios desvíen su objetivo de producir y generar riqueza, y se dediquen a responder a cuanta entidad del estado se le ocurra solicitar información, formaticos, y demás temas, que como el tema de las bases de datos carecen de sentido, ¿porque qué empresa no maneja bases de datos? Simplemente emitan las normas de cómo se deben manejar las bases de datos, pero no deberían a las empresas a perder tiempo con tanto reporte y tanta dilatación de plazos.  ¿ahora quien les devuelve el dinero a tanta pyme que pagó por la implementación de las bases de datos y el respectivo registro?

 

Y que decir de las cartas persuasivas “que más parecen extorsivas” de muchas de estas entidades mencionadas anteriormente que van  amenazando con procesos jurídicos y hasta embargos sin revisar si son errores internos de información.

 

Wiliam Dussán Salazar

Editor de impuestos de www.consultorcontable.com

@williamduss