Se puede llevar una contabilidad en Excel o Access?

7-12-2021

CONTABILIDAD EN EXCEL O ACCESS

Mediante Concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (N. Radicado CTCP 2021-0425 del 13 de julio de 2021, se responde la inquietud de si se puede llevar una contabilidad en herramientas como Excel o Access, o si existe alguna norma que obligue a llevar contabilidad en cierto tipo de software.

El CTCP concluye que:

“el uso de una aplicación informática para llevar la contabilidad de una entidad como Excel y Access serán válidas siempre y cuando cumpla con toda las normas establecidas en el Código de Comercio, el marco técnico que le sea aplicable a la entidad conforme , el DUR 2420 de 2015 y sus decretos modificatorios. De manera adicional, se sugiere que se establezcan procedimientos de control interno para que se garantice la no alteración de las transacciones registradas en un periodo determinado sobre el cual se requiera informar; así mismo se establezcan backups o copias que eviten la pérdida de información. Complementa la validez probatoria de la contabilidad mediante registros electrónicos la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

Es decir, se da vía libre al uso de cualquier tipo de software, siempre que cumpla algunos requisitos.

Por otro lado, en el mercado existen herramientas de todo tipo para llevar contabilidades, unas con una filosofía internacional y otras adaptadas más a las exigencias normativas colombianas. Pero entonces que software contable debemos adquirir?

Este tema de decidir que programa contable manejar, dependerá de un análisis por parte de la organización apooyado en su área contable, porque no se puede manejar una Pyme o una micro empresa con una herramienta que esté sobredimensionada, porque lo único que causaría es traumatismos operativos y sobrecostos imnecesarios.