QUE PROGRAMA CONTABLE DEBO COMPRAR?


 

28-06-2020


QUE PROGRAMA CONTABLE DEBO  COMPRAR?

 

Tener una contabilidad al día y bien llevada, es una ventaja competitiva muy importante a la hora de tomar decisiones  en cualquier negocio. El contador, junto con la gerencia y preferiblemente asesorado por el área de sistemas deben elegir el software contable que se adapte al modelo de negocio, al tipo de actividad que desarrolle y propendiendo que sea una herramienta útil, práctica y moderna.

 

Esto viene siendo como un matrimonio, si no se elige bien desde el principio, en un futuro muy próximo habrá un divorcio que ocasionará solo pérdidas y el trabajo de buscar uno nuevo y elegir al que se rechazó en el pasado.

 

Pero, ¿cuáles son algunas de las preguntas que nos debemos responder antes de tomar cualquier decisión?:

 

Lo que vamos a indicar a continuación es basado en la experiencia personal  durante varios años de actividad profesional como contador.

 

En que lenguaje de programación debe estar diseñado?

 

Vemos que existen programas en el mercado con lenguajes un poco pasados de moda, que aunque para los cálculos funcionan bien y su velocidad es aceptable, su deficiencia radica principalmente en los reportes que estos pueden ofrecer y en que se requieren correr procesos de mantenimientos que a veces generan inconvenientes. Es importante analizar si se adquiere este tipo de programas, si se van a tener problemas en los informes que se requieren y en la futura obsolescencia el lenguaje de programación usado que ocasionaría la migración a un nuevo programa con todas las implicaciones que esto conlleva.

 

Se requiere un ERP o un software con un enfoque contable?

 

Es muy importante que se conozca por un lado muy bien el negocio, las operaciones que se manejan, la logística, etc. Para tomar la decisión, recomendamos que se use la técnica que se usa cuando se compra ropa para un niño, “que se mida de todo en varios almacenes y escoger el que le quede algo holgado  para cuando crezca, pero que no sea para adulto porque el niño quedaría como un payaso”. Es decir, no podemos comprar un ERP usado por multinacionales para manejar una pyme. Casos se han visto.

 

En la nube o local?

 

Lo ideal es que sea en la nube, pero en un pueblo o pequeña ciudad donde es deficiente el internet, pues la nube sería un problema.  Por otro lado, si es una empresa que es centralizada, no se espera abrir puntos de venta remotos o sucursales, y todo se maneja desde un solo lugar, pues puede servir un software que trabaje localmente; posiblemente sea más estable y no requiere conectividad. Aunque reiteramos la nube es la tendencia para poder acceder desde cualquier lugar. O si no preguntémosle a los que han sufrido en la pandemia del COVID en 2020.

 

En línea o con interfaces?

 

Definitivamente en lo posible en línea, que actualice la contabilidad sin procesos que lo único que genera son desgastes de conciliación de módulos.

 

Que maneje multilibro?

 

Pues este es un tema complejo, dado que por un tiempo la legislación fiscal llevó a las casa de software a trabajar en sistemas multi-libro, y fue la solución para cumplir con la norma; pero hoy en día, donde todo el mundo ya debe aplicar los nuevos marcos técnicos contables pues consideramos que no es lo más recomendable el uso de  multi-libros ni contabilidades paralelas.

 

Que el software maneje NIIF?

 

Obvio que sí, no hay discusión, aunque hay que aclara que el software en si no es el que maneja las NIIF, realmente usamos las NIIF cuando se realizan las mediciones de las operaciones o transacciones.  Es decir hasta en  un Excel se puede manejar las NIIF, pero si es ideal que el software tenga algunos desarrollos que ayuden a realizar ciertas mediciones de forma fácil.

 

Que maneje norma local y NIIF?

 

Es una pregunta algo tonta, pero es que hemos visto que aún seguimos usando ese lenguaje, cuando señores: la local es la NIIF, es decir, no podemos decir que la local es el 2649, o que la local es la fiscal, porque realmente no es ni una ni otra. Actualmente tenemos nuestra contabilidad en NIIF y tenemos algunas diferencias con lo fiscal que podemos manejar de muchas formas. (Control de detalle).

 

Que tenga módulo de nómina integrado?

 

Lo ideal es que sí, pero la respuesta es depende del tamaño de la organización, si se tiene tercerización de la nómina, si por temas de seguridad de los datos la nómina está separada y solo se sube una interfaz mensualmente de manera global etc..  Para una pyme lo ideal es que todo esté en línea.

 

Que emita factura electrónica?

 

Es lo ideal que el software tenga integrada la factura electrónica, esto evita que se tenga que re digitar la facturación o tener que subir archivos planos  de este tema.  Pero debemos ver también que si una pyme o empresa tiene una facturación en número muy reducida, es decir por ejemplo emite 5 a 30 facturas al mes, pues puede usar la aplicación gratis de facturación electrónica de la DIAN o programas de aplicaciones autorizadas. Pero como dijimos, lo ideal es que nuestro software contable emita la factura electrónica.

 

Y la versión contador que manejan las casas de software sirve para una empresa?

 

La versión contador, es una versión de los software que está diseñado para los contadores que en el argot popular se dedican a “llevar contabilidades” de muchas empresas, que no requieren módulos especializados, y normalmente ese usa para digitar transacciones contables.  Normalmente estas versiones no tienen módulo de facturación, inventarios ni nómina, escasamente tienen lo necesario, contabilidad cartera y proveedores, otros solo contabilidad. Algunas empresas pequeñas usan estas versiones pero si es una mediana empresa, tendría dificultades con la información.

 

Por otro lado la costumbre  nuestra como contadores es casarnos con un solo software y en toda empresa en que trabajamos o asesoramos lo recomendamos. Y la pregunta es por que nos casamos con uno solo?, y  tal vez la respuesta es:  es el único que conocemos.

 

Entonces a la hora de seleccionar o elegir el software depende a menudo de la dimensión de la empresa.

 

El software contable que elijas, debería ofrecerte buenos informes y reportes financieros, reportes fiscales, estados de flujo de la tesorería, reportes de exógena, reportes comerciales, entre otros.

 

Dada  la evolución constante de la tecnología, siempre habrá una mejor versión de software de contabilidad en un futuro cercano. Sin embargo, ni las compañías ni lo contadores quieren tener que estar cambiando el  software de contabilidad, por esto la importancia de elegir bien desde el inicio.

 

Finalmente recordemos  que el costo de un software de contabilidad no está solo en su valor de licenciamiento inicial, sino en su costo de renovación o actualización, tiempo de implantación y el soporte año tras año. 

 

Deje su comentario de que programa recomienda,  pero que no sea porque es el único que ha manejado, sino porque conoce varios y puede objetivamente recomendar alguno para los usuarios que están en esta tarea de elegir. 


Wiliam Dussán Salazar

Editor de impuestos de www.consultorcontable.com

@williamduss 

 


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Comentarios: 5
  • #1

    José Libardo López Montes (lunes, 29 junio 2020)

    Muchas gracias, es útil para quienes no somos contadores. Buen día

  • #2

    Jorge Gallón (lunes, 29 junio 2020 10:09)

    Olvid una recomendación, ´"siempre busquen en redes sociales los comentarios al respecto del software", esto les evitará dolores de cabeza; no se dejen llevar por la publicidad. Siigo tiene infinidad de comentarios negativos en twitter y facebook. En muchos casos se puede validar con la persona que hace el comentario como fue la experiencia.

  • #3

    Javier Jaimes (lunes, 29 junio 2020 13:30)

    Para gustos mil disgustos. La experiencia de uno, no es la regla general. A lo largo de más de 20 años de experiencia, he trabajado con muchos programas contables, pero con Siigo he tenido una buena experiencia en cuanto a software como tal, trabaja en línea y gestionar la información de excel a sus interfaces es muy fácil. En cuanto al servicio al cliente si la calificación apenas es aceptable, pero si se tiene buen conocimiento del manejo y uso del mismo, no se necesita soporte alguno, ya que la mayoría de los errores es por el usuario, más no por software. En fin como dice el autor de este artículo, hay que ver son los reportes y las herramientas adicionales que ofrecen, lo demás es standard.

  • #4

    Pedro (lunes, 29 junio 2020 18:54)

    Yo creo que mi opinión es sesgada dado que no conozco si no un programa. y creo que comparto lo que dice el autor de este artículo uno se casa con uno y trata de usarlo por siempre, pero reconozco que es mas por la fata de tiempo por conocer otros. como bien lo dice esto es como un matrimonio, y como un matrimonio creo que hasta que a muerte nos separe. a no ser que un proveedor de software me seduzca y caiga en pecado.

  • #5

    JAVIER (lunes, 29 junio 2020 22:11)

    En mi concepto bueno bueno es World office pero se recomienda que el pc sea una potente maquina, lastima que no esta en la nube, Y por la nube o en linea me gusta mucho ClausERP
    Es dinámico y fácil de usar