¿Cómo se contabiliza?
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Contenido del artículo (De clic en el tema que busca) |
| ¿Cómo se contabiliza la constitución de una sociedad? |
| ¿Cómo se contabiliza la reserva legal? |
| ¿Cómo se contabiliza una venta? |
| ¿Cómo se contabiliza una compra? |
| ¿Cómo se contabiliza el impuesto diferido? |
Este contenido está diseñado y pensado para los que están empezando en este mundo de la contabilidad, como guía de aprendizaje académica básica
¿CÓMO SE CONTABILIZA?
En este espacio trataremos de explicar la forma en que se contabilizan las diferentes operaciones que se pueden presentar en un año en una empresa, teniendo en cuenta los marcos contables vigentes en Colombia, y explicando la contabilización mediante ejemplos y cuadros de registro.
Este es un espacio para compartir conocimiento para los que están iniciando en este mundo de la contabilidad o para los que han olvidado algunos registros. Todo desde el punto de vista académico y la normatividad actual.
Se usarán códigos de cuentas tradicionales. Recordemos que el decreto que establecía un PUC fué derogado cuando Colombia migró o adoptó las normas internacionales, por lo que los códigos que usaremos serán solo de referencia, pero cada quien podrá usar libremente los que en su empresa manejen.
Para los principiantes, recordar que toda contabilización debe cumplir con el principio de "partida doble", es decir cualquier operación que se pretenda contabilizar debe tener como mínimo dos registros que sumen igual entre los debitos y sus créditos.
Es muy importante que los digitadores de contabilidad optimicen el espacio que los sotfware contables ofrecen para detallar tanto el comprobante en general como cada registro que se realice. Usar palabra como "contabilizamos" "registramos" sobran y hacen perder caracteres importantes para detallar mejor el registro contable. Como contadores deben ilustrar a sus auxiliares para que estandaricen los detalles de los registros contables.
Ejemplo, si estamos contabilizamos la depreciación del mes, importante en el detalle digitar el periodo al que correponde. y no escribir "contabilizamos la depreciación del mes" esto sobra, dado que la cuenta indicaría que se trata de la depreciación, y por otro lado, conocer a que mes corresponde el registro sería lo importante.
¿Cómo se contabiliza la constitución de una sociedad?
Luego que se constituye la sociedad ante la Cámara de Comercio respectiva, se debe contabilizar el primer registro que le da la apertura a la sociedad, normalmente se hace con base en lo que se llama el balance de apertura.
Contabilización básica:
| Código contable | Nombre | Descripción | Débito | Crédito |
| 110501 | Caja o bancos | Constitución de la sociedad | $ 20.000.000 | |
| 310501 | Capital social | Constitución de la sociedad | $20.000.000 | |
| Totales | $20.000.000 | $20.000.000 |
Esta forma de contabilizar podemos decir que corresponde a la forma más básica, pero pueden existir variantes en la contabilización cuando por ejemplo se aportan bienes, o cuando existe un capital suscrito y otro por suscribir, o suscrito por cobrar.
A nivel del manejo de terceros, es recomendable que la cuenta de capital social no se manejen terceros por un tema mas de privacidad de la información de los socios o accionistas.
¿Cómo se contabiliza la reserva legal?
La reserva legal no es más que un ahorro forzado que deben realizar las sociedades por mandato de la Ley. Se constituye cuando en el año se obtienen utilidades durante el año como una medida para proteger el patrimonio y no distribuir dividendos sobre todas las ganancias obtenidas.
La regla general para la constitución de la reserva legal establecida en el código de comercio indica que dicho valor ascenderá mínimo al cincuenta por ciento del capital suscrito, apropiando cada año el diez por ciento de las utilidades, esto es, el 10% de la utilidad despues de impuestos.
Supongamos que una sociedad en su Estado de Resultados del año 20xx arroja una utilidad después de impuestos de $100.000.000
Contabilización básica:
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 360501 | Utilidad del ejercicio | Reserva legal 10% año 201x | $ 10.000.000 | |
| 330501 | Reserva Obligatoria | Reserva legal 10% año 201x | $10.000.000 | |
| Totales | $10.000.000 | $10.000.000 |
Hay que tener en cuenta que esta contabilización se aconstumbra a realizar al siguiente año. algunos contadores contabilizan la reserva legal en enero del siguiete año, transladando la utilidad del ejercicio a reserva legal y el otro 90% como resultados acumulados. Otros prefieren esperar la realización de la asamblea de accionitas o junta de socios para efectuar su contabilización.
Contabilización junto con los resultados acumulados:
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 360501 | Utilidad del ejercicio | Reserva legal 10% año 201x | $ 100.000.000 | |
| 370501 | Utilidades acumuladas | Translado de utilidad del año 201 | $90.000.000 | |
| 330501 | Reserva Obligatoria | Reserva legal 10% año 201x | $10.000.000 | |
| Totales | $100.000.000 | $100.000.000 |
En este último caso, se observa que se cancela la utilidad del ejercicio dejando la cuenta en ceros, y se contabiliza el 10% como reserva legal y el saldo como utilidades acumuladas.
Muy importante definir o contabilizar esas utilidades acumuladas en cuentas auxiliares separadas de acuerdo a si esas utilidades son gravadas o no gravadas en cabeza de los accionistas (Art. 49 ET)
¿Cómo se contabiliza una venta?
Una venta se contabiliza reflejando por un lado el ingreso y por otro su entrada de dinero o cuenta por cobrar. Pero existen muchas variables en la contabilización
dependiendo de varios factores:
.Si la venta se realiza de contado o a crédito
.Si el producto que se vende tiene o no IVA
.Si el comprador es habitual o exporádico, dado que en el primer caso, de una vez se contabiliza
las retenciones en la fuente que el tercero tendría que efectuar.
.Si es un producto el que se vende, normalmente se contabiliza de una vez el costo de venta.
.Si se trata de un servicio o la venta de un bien.
.Dependiendo del municipio donde se venda, se debe tener en cuenta el tema del Rete-ICA
.Autorretenedores que reflejan este valor por cada venta.
Tenga en cuenta que si la venta se contabiliza a crédito y no se contabilizan las retenciones en la fuente que el comprador efecturía, en los pagos que se realicen se deben contabilizar esas retenciones, lo que a vaces dificulta el tema de que las rentenciones queden causadas en el mismo año entre comprador y vendedor cuando la deuda pasa de un año a otro.
Lo recomendable y la constumbre es que si se va a vender a crédito, se debe conocer muy bien el comprador (Solicitando copia del RUT) para efectos de dejar contabilizados los impuestos y retenciones del caso.
Si la venta se realiza de contado, en ese momento se tendria la información respectiva.
Veamos algunos ejemplos:
Se vende un producto gravado con IVA de contado por $1.000.000 más IVA, el cliente no efectuó retenciones en la fuente.
Contabilización básica:
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 110501 | Caja | Venta de inventarios | $ 1.190.000.000 | |
| 410505 | Ingresos venta de bienes | Venta de inventarios | $1.000.000.000 | |
| 240501 | IVA generado | Venta de inventarios | $190.000.000 | |
| Totales | $1.190.000.000 | $1.190.000.000 |
Contabilización con más elementos:
Se vende un producto gravado con IVA a crédito por $1.000.000 más IVA, el cliente no efectuó retenciones en la fuente por renta, ICA e IVA. Ademas, como somos autorretenedores efectuamos el cálculo de la autorrenta y en el mismo documento se contabiliza el costos de venta.
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 130505 | Clientes | Cartera a 15 días | $ 1.125.460 | |
| 135515 | Retefuente en renta | Retención ventas 2.5% | 25.000 | |
| 135517 | Retefuente en IVA | Retención IVA 15% | 28.500 | |
| 135518 | Retefuente en ICA | Rete ICA 11.04 xmil | 11.040 | |
| 410505 | Ingresos por venta | Ventas de inventario 22 | 1.000.000 | |
| 240501 | IVA generado | Iva por pagar 19% | 190.000 | |
| 610501 | Costo de venta | Costo promedio | 800.000 | |
| 143501 | Inventarios | Inventario por venta | 800.000 | |
| 135514 | Autorrenta | Autorrenta 0.8% | 8.000 | |
| 236575 | Autorrenta por pagar | Autorrenta 0.8% | 8.000 | |
| Totales | $1.198.000 | $1.198.000 |
Separamos por colores las diferentes contabilizaciones que se realizan:
Amarillo: Registros de la factura de venta
Rosado: Registros del costos de venta
Verde: Registro de la autorretención
La contabilización de la autorrenta, y del costo se pueden realizar en documentos independientes, lo que obedecerá a la forma que se tenga configurado el programa
contable o de facturación. (No existe una regla general, todo depende del sowware que maneje y de la parametrización que se realice de el)
Tener presente que si lo que se vende amerita un costeo especial, esta contabilización del costo normalmente se hará al final de cada mes.
No olvidar que la base de cálculo de los impuestos es el valor del ingreso antes de IVA, en este caso, $1.000.000
Tener en cuenta que si al momento del abono por parte del cliente, este paga un mayor valor, posiblemente corresponda a una retención en la fuente que efectuó con una tarifa diferente, por lo que se deberá pedir explicación para realizar el ajuste en la contabilización en el respectivo recibo de pago.
¿Cómo se contabiliza una compra?
Dependiendo de lo que se adquiera o compre, así será el registro contable. Básicamente una compra se compone de un ingreso a un débito, que podrá ser un inventario,
una propiedad planta y equipo, un intangible, un gasto etc.. y un registro crédito que podría ser la salida del banco o una cuenta por pagar.
Veámos algunos ejemplos.
Contabilización básica de compra de inventarios:
Se compra mercancias a crédito para la venta por valor de $1.000.000 más IVA, La empresa que compra es responsables de IVA, y tambien es agente retenedor.
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 143501 | Inventarios | Compra de mercancia | $ 1.000.000 | |
| 240810 | IVA descontable | IVA | 190.000 | |
| 236540 | Retención por pagar | Retefuente 2.5% | 25.000 | |
| 220501 | Proveedores | Por pagar | 1.165.000 | |
| Totales | $1.190.000.000 | $1.190.000.000 |
Esta contabilización anterior puede tener variantes dado que podría tener retención ICA por pagar, o si se pagó de contado, podría haberse sacadado el dinero de bancos en vez de dejar causado un pasivo a proveedores.
Tenga en cuenta que el IVA, en este caso anterior se manejó como IVA descontable, es decir, por el hecho de vender productos gravados con IVA, esta empresa al
comprar bienes con IVA que posteriormente vende con IVA, puede manejar el IVA de las compras como IVA descontable, de tal suerte que al pagar el IVA a la DIAN, toma el IVA de las ventas y resta
el IVA de las compras y paga la diferencia.
Contabilización de compra de activos fijos:
Supongamos que se compra a crédito una maquina para producción o un sistema de aire acondicionado que cuesta $10.000.000 más IVA.
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 152001 | Maquinaria y equipo | Sistema de aire | $ 10.000.000 | |
| 152001 | IVA mayor valor de activo | IVA de la compra | 1.900.000 | |
| 236540 | Retención por pagar | Retefuente 2.5% | 250.000 | |
| 220501 | Proveedores | Por pagar | 11.650.000 | |
| Totales | $11.900.000.000 | $11.900.000.000 |
Pueden observar que en el caso de compra de activos fijos, el IVA no se puede llevar como IVA descontable, dado que la normatividad tributaria indica que ese valor sería mayor valor del activo. Es importante en esos casos que se separe el registro así se utilice la misma cuenta contable, pero esto servirá más adelante cuando se quiera realizar el reporte de exógena dado que el IVA se debe informar por separado.
Como lo digimos desde el inicio, todo dependerá del sotware contable que se maneje, y la forma como se tenga parametrizado todo el manejo.
Cómo se contabiliza el impuesto diferido (Activo o pasivo)
El impuesto diferido nace de la comparación de las bases contables y las bases fiscales en cada periodo contable, dando como resultado un activo o un pasivo y su
contrapartida de resultados de impuestos de renta. Luego que se tenga calculado el impuesto diferido.
Supongamos que en el estado de situación financiera de una empresa tráe contabilizado del año anterior un pasivo por impuesto diferido de $8.000.000; y que al cierre del nuevo ejercicio contable, el nuevo cálculo de impuesto diferido arroja un valor de $10.000.000.
Contabilización básica:
| Código contable |
Nombre de la cuenta |
Descripción del registro |
Débito | Crédito |
| 2990xx | Pasivo por impuesto diferido | Año 202x | $2.000.000 | |
| 5405xx | Gastos por impuesto diferido | Año 202x | $2.000.000 | |
| Totales | $2.000.000 | $2.000.000 |
Nosotros recomendamos que en la cuenta contable 54 Impuesto de renta o su equivalente para tal fin, a nivel de cuentas auxiliares se
separe una cuenta para contabilizar el gasto por impuesto corriente y otra para el gasto por impuesto diferido (DB y CR). por otro lado a nivel del patirmonio, es comun manejar los códigos 17xxxx
y cuenta 29xxxxx para el activo o pasivo por impuesto diferido resepectivamente, pero igual es totalmente libre la codificación por parte de cada usuario.
Tambien tenga en cuenta que independientemente que en el cálculo algunas partidas arrojen activo y otras pasivo por impuesto diferido, es técnicamente correcto netear el valor y contabilizar o un activo o un pasivo dependiendo de la situación particular. Por otro lado, el valor cualculado anualmente debe ser comparado con el saldo del activo o pasivo por impuesto diferido que viene del año anterior y se debe contabilizar solo su diferencia, es decir, no es acumululativo.
La contabilización en cuentas de resultados también lo correcto es dejar el efecto neto o en un movimiento débito o crédito de la misma cuenta 54xx Gastos por impuesto diferido. No recomendamos reflejar el efecto crédito en cuentas de ingresos por muchas razones.
TEMAS PENDIENTES POR DESARROLLAR
A nivel de patrimonio:
¿Cómo se contabiliza el superavit por valorización
¿Cómo se contabiliza la implementación de NIIF?
¿Cómo se contabiliza los pagos por medios electrónicos (PSE, TC, PAYU)?
En Activos :
¿Cómo se contabiliza la consignación de un cliente?
¿Cómo se contabiliza el pago de cartera?
¿Cómo se contabiliza la compra de inventarios?
¿Cómo se contabiliza la compra de un activo fijo o propiedad planta y equipo?
¿Cómo se contabiliza la compra de materias primas?
¿Cómo se contabiliza la compra de intangibles?
¿Cómo se contabiliza la compra de una inversión en acciones?
¿Cómo se contabiliza la compra de licencias de software?
¿Cómo se contabiliza la compra de un inmueble?
En Pasivos :
¿Cómo se contabilizan las obligaciones financieras?
En rubros de PYG:
¿Cómo se contabiliza el pago de servicios?
¿Cómo se contabiliza el pago de honorarios?
¿Cómo se contabiliza un gasto?
¿Como se contabilizan los costos?
¿Cómo se contabiliza la depreciación acumulada?
¿Cómo se contabiliza la amortización?
¿Cómo se contabiliza la conciliación bancaria mensual?
¿Cómo se contabiliza el valor razonable?
¿Cómo se contabiliza el deterioro?
¿Cómo se contabiliza el impuesto diferido?
¿Cómo se contabiliza la provisión de renta?
¿Cómo se contabiliza la provisión de ICA?
¿Cómo se contabilizan los salarios?
¿Cómo se contabiliza la nómina?
Referente a impuestos:
¿Cómo se contabiliza el IVA en las compras?
¿Cómo se contabiliza el IVA descontable?
¿Cómo se contabiliza el IVA mayor valor del gasto o costo?
¿Cómo se contabiliza el IVA transitorio?
¿Cómo se contabiliza la retención en la fuente?
¿Cómo se contabiliza la retencion en la fuente por salarios?
¿Cómo se contabiliza la retención en la fuente por pagar?
¿Cómo se contabiliza la retención en la fuente que me practican?
¿Cómo se contabiliza la retención de ICA?
¿Cómo contabilizar una declaración de IVA?
¿Cómo contabilizar una declaración de retención en la fuente?
¿Cómo contabilizar una declaración de renta?
¿Cómo contabilizar una declaración de industria y comercio?
¿Cómo contabilizar una declaración de impuesto anual SIMPLE?
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