¿Qué documentos o datos se pueden exigir para emitir la factura electrónica?

Mediante circular externa DIAN 00007 del 24 de octubre de 2022, el director de la DIAN emite medidas para evitar que el facturador electrónico, solicite requisitos, documentos o datos no contemplados en la Ley para la expedición de la factura electrónica y demás documentos equivalentes.

En este momento, es muy común que para expedir una factura electrónica, el vendedor solicite documentos como el RUT, tema que según esta circular, no es necesario ni sería obligatorio.

Entendemos que los facturadores electrónicos solicitan el RUT por varias razones: i) para tener certeza de la información que están digitando en sus sistemas de facturación; ii) para diligenciar toda la información que exige las plataformas, tanto las que suministran los proveedores tecnológicos, como la misma plataforma de factura electrónica la DIAN. iii) Para nadie es un secreto que la DIAN adelanta campañas de sanciones por información exógena con errores, y si los terceros contienen información errada, podría eventualmente estar expuestos a problemas futuros por confiar en la información suministrada por el comprador, .

Ahora bien, tengamos en cuenta que el artículo 617 del Estatuto Tributario establece los requisitos de la factura, y en donde el literal c) es el único que establece información que debe suministrar el comprador, por tanto, será solamente obligatorio por parte del comprador suministrar el apellido y nombre o razón social y su respectivo NIT o documento de identificación.  Por otro lado, hay que tener presente que de cara al comprador, el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, es el que define los requisitos para la deducibilidad como costo o gasto en la declaración de renta, o como impuesto descontable en la declaración de IVA; en este artículo podemos evidenciar que tiene menos requisitos de los solicitados en el artículo 617 del ET., por tanto la única información que debe suministrar el comprador, deberá ser, como ya lo dijimos, el número de documento de identidad o NIT y sus nombres, apellidos y/o razón social dependiendo el tipo de tercero a que corresponda.

Tenga en cuenta también, que el numeral 3 del art. 11 de la resolución 042 de mayo de 2020 indica en su numeral c), que cuando el adquiriente del bien y/o servicio no suministren la información se podrá registrar la venta al tercero "Consumidor final" con el número de identificación 222222222222.

No olvidemos que la DIAN tiene en su plataforma web una opción para validar que el NIT que suministre el tercero al momento de la compra esté registrado oficialmente en la DIAN, por lo que recomendamos su uso, lo que mínimo garantiza que la persona o empresa exista y su razón social o nombres y apellidos correspondan. Ahora, si no aparece en la base de datos de la DIAN, podría consultarse la base de datos del ADRES, que verifica información de las personas afiliadas al sistema de seguridad social en salud. De todas maneras, solo se podrá validar que el tercero esté registrado y corresponda a un nombre y apellido o una razon social determinada.

Respecto a la dirección, como vemos la normatividad no lo contempla como un requisito obligatorio de la factura, por tanto se podría obviar. Pero entonces viene la pregunta, ¿Y para la información exógena que información suministramos?. Pues se podría suministrar la dirección que pueda opcionalmente suministrar el comprador, o la del vendedor o como lo indica la misma circular que hemos referido al inicio, "Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente", no la suministre y haya que usar el número 222222222222.

Es decir, este tema de la dirección como podemos ver tiene su dificultad, dado que por un lado legalmente no es requisito de la factura, pero si es un dato que se requiere para cumplir otras obligaciones y las mismas plataformas de facturación electronica la exígen,

La costumbre de solicitar un teléfono al momento de realiza una compra por parte del vendedor, es más un tema comercial y de marketing, pero que el comprador podrá abstenerse de suministrarlo, dado que debería ser una información reservada y que debe estar protegida. Muchos compradores optan por suministrar datos falsos dada la insistencia de los cajeros o facturadores.

Sobre el correo electrónico, sería necesario sólo en el caso que sea el comprador el que solicite que la factura electrónica sea enviada a dicho correo, de lo contrario será obligación del vendedor entregar la factura electrónica impresa; lo que se denomina como representación gráfica de la factura dentro de este mundo de facturación electrónica.

Es importante aclarar que cuando se trata de una factura a crédito, consideramos lógicammente que se podrá solicitar a modo de exigencia la información y documentos que estime la empresa dentro de sus políticas de crédito, para garantizar conocer el tercero y asegurar el pago de la factura.

Los únicos requisitos que los facturadores electrónicos pueden solicitar al comprador es la información de los apellidos y nombres o razón social y NIT, sin que se pueda exigir copia de documento alguno; junto con una cuenta de correo electrónico solo cuando el comprador solicite que la factura electrónica sea enviada por medio electrónico, pero que no será obligatorio si se pide entrega de la factura impresa o lo que se llama representación gráfica.

Dice el director DIAN, que:

"La exigencia de requisitos adicionales para la expedición de la factura se traduce en un desconocimiento de la normativa legal y reglamentaria que regula la expedición y entrega de la factura de venta"

"El adquiriente a quien se le exíja requisitos adicionales a los definidos en la Ley y la normativa reglamentaria, no se encuentra en la obligación de atenderlos"

El adquiriente al que se le exíja documentos e información adicional para emitirle la factura electrónica, podrá informar esta situación a la DIAN  y esta podrá adelantar acciones de control y fiscalización.

La plataforma de factura electrónica de la DIAN y diferentes plataformas de proveedores tecnológicos exígen información de los adquirientes como  dirección, correo electrónico, teléfono y caracteristicas tributarias, que dificultan su aplicación. En una plataforma de un importante proveedor tecnológico para facturación electrónica, se solicita específicamente Valores de la casilla 53 del RUT ó Valores de la casilla 54 del RUT que corresponde a las responsabilidades tributarias y aduaneras.

En la plataforma de facturación DIAN, al crear los adquirientes se solicita obligatoriamente el tipo de responsabilidad y se debe elegir entre Gran contribuyente;  Autorrenedor; Agente retenedor de IVA;  Régimen Simple de tributación y No responsable. Tambien exige que se digite la responsabilidad tributaria asi: 01- IVA; 04-INC; ZA- IVA e INC; ZZ- No aplica. Igualmente exíje la dirección, teléfono y correo electrónico.

Mientras no se ajusten estas plataformas, se deberá seguir solicitando información adicional, y el RUT será el documento por defecto más optimo. ¿O que hacemos en este caso señores DIAN?

Es importante que se unifique criterios entre normatividad y plataformas para que estén en linea y no generen confusión.

HERRAMIENTAS TRIBUTARIAS