03-07-2020

ARCHIVO DE LA HISTORIA LABORAL

  

El empleador tiene la obligación de custodiar, conservar y guardar la Historia Laboral del trabajador, por lo que debe organizar y sistematizar esos datos.

 

La ley 1581 de 2012, establece cuales son los datos sensibles:

 

“…Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos…”

 

Se obliga al empleador a implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los datos. La legislación les impone deberes para el tratamiento de los datos personales de los trabajadores, con el objeto de impedir su adulteración, pérdida o deterioro de la información y el uso no autorizado o fraudulento,

 

La historia laboral tiene valor probatorio, por lo que se debe asegurar que su contenido sea protegido y confiable; el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, “impone que la información personal almacenada por las entidades públicas o privadas sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible”.

 

La Organización Internacional del Trabajo consagro los siguientes principios para la protección de los datos personales de los trabajadores:

1.  El tratamiento de datos personales de los trabajadores debería efectuarse de manera ecuánime y lícita y limitarse exclusivamente a asuntos directamente pertinentes para la relación de empleo del trabajador.

2.    En principio, los datos personales deberían utilizarse únicamente con el fin para el cual hayan sido acopiados.

3.    Cuando los datos personales se exploten con fines distintos de aquéllos para los que fueron recabados, el empleador debería cerciorarse de que no se utilizan de un modo que sea incompatible con esa finalidad inicial y adoptar las medidas necesarias para evitar toda interpretación errada por causa de su aplicación en otro contexto.

4.  Los datos personales reunidos en función de disposiciones técnicas o de organización que tengan por objeto garantizar la seguridad y el buen funcionamiento de los sistemas automatizados de información no deberían servir para controlar el comportamiento de los trabajadores.

5. Las decisiones relativas a un trabajador no deberían basarse exclusivamente en un tratamiento informático de los datos personales que a él se refieran.

6.   Los datos personales obtenidos por medios de vigilancia electrónica no deberían ser los únicos factores de evaluación profesional del trabajador.

7.    Los empleadores deberían evaluar periódicamente sus métodos de tratamiento de datos, con el objeto de:

a) reducir lo más posible el tipo y el volumen de datos personales acopiados;

b) mejorar el modo de proteger la vida privada de los trabajadores.

8.    Los trabajadores y sus representantes deberían ser informados de toda actividad de acopio de datos, de las reglas que la gobiernan y de sus derechos.

9.    Las personas encargadas del tratamiento de datos personales deberían recibir periódicamente una formación que les permita comprender el proceso de acopio de datos y el papel que les corresponde en la aplicación de los principios enunciados en el presente repertorio.

10.El tratamiento de datos personales no debería conducir a una discriminación ilícita en materia de empleo u ocupación.

11.Los empleadores, los trabajadores y sus representantes deberían cooperar en la protección de los datos personales y en la elaboración de una política de empresa que respete la vida privada de los trabajadores, con arreglo a los principios enunciados en el presente repertorio.

12.Todas las personas tales como los empleadores, los representantes de los trabajadores, las agencias de colocación y los trabajadores que tengan acceso a los datos personales de los trabajadores deberían tener una obligación de confidencialidad, de acuerdo con la realización de sus tareas y el ejercicio de los principios enunciados anteriormente.

13.Los trabajadores no pueden renunciar a su derecho a proteger su vida privada.

 

Por tanto, los trabajadores tienen derecho, en la recolección, tratamiento y circulación de datos a que se respeten la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

 

Yanneth Cristina Castro Albañil

Editora laboral de www.consultorcontable.com

yanneth.castro@hotmail.com